2. Checklista event

Använd gärna denna checklista som hjälp i er planering. Tips är att skriva ut den och gå igenom punkterna tillsammans på ert första planeringsmöte.

SÄTT IHOP EN LEDNINGSGRUPP

Ett gäng på 2-8 peppade personer som planerar och ansvarar för utförandet. Börja gärna med att be för arrangemanget. En nyckel till ett lyckat event är att engagera mycket folk och delegera uppgifter till de som vill hjälpa till så att det inte bara blir några få personer som gör allt.

Bra att diskutera:

  • Vad är vår vision med eventet? (Bra att veta vad & varför man vill göra och vilka förväntningar man har)
  • Vilken sport?
  • Stora eller små planer och mål?
  • Vilken åldersgrupp?
  • Grundläggande regler och utformning av eventet.
  • Hur kan detta event bli så bra som möjligt?
  • Vad vill vi att eventet ska få innebära?
  • Vem vill vi ska hålla i en andakt och vad vill vi att den ska innehålla?

DELEGERA ANSVAR

Om ni som ledningsgrupp klarar att multiplicera er själva genom att få med andra på de idéer som ni har kommit fram till så har ni vunnit mycket! Att sprida ut ansvar på många olika personer är en nyckel för att eventet ska bli bästa tänkbara. Ju fler personer som får ansvar desto fler personer får också ett ägarskap över själva arrangemanget. Om man lyckas inspirera medarrangörerna att göra sina uppgifter så bra som möjligt kommer helheten bli lyckad. För ett litet event behöver man inte delegera alla uppgifter, men ju större man siktar på, desto fler människor är det bra att ha involverade. Om man inte delegerar riskerar eventet att bli för beroende av en eller ett par drivande personer och vad händer om de blir sjuka eller från ett år till ett annat flyttar och inte kan vara med längre? En annan anledning är att det är så mycket roligare att göra det tillsammans och att lyckas med ett gemensamt projekt. Det stärker hela lokalavdelningen!

BOKA HALL/PLAN/ARENA/OMRÅDE/KYRKA

Bra att diskutera:

  • Vilka lokaler behöver vi?
  • Vem kan ansvara för bokningarna?
  • Vilka kringaktiviteter skulle vara kul att ha?
  • Vad ska hända efter eventet?

MARKNADSFÖRING

“Syns man inte så finns man inte.” Detta stämmer bra när det gäller events. Vi tror att man måste synas så mycket som det bara är möjligt och på många olika sätt för att folk ska få upp ögonen för det och förstå att det kommer bli häftigt. En affisch kan räcka en bit på vägen, men om man också får inbjudan på Facebook, har vänner som pratar om det och får en flyer i sin hand eller i sitt skåp i skolan har man fattat att detta är värt att anmäla sig till.

Bra att diskutera:

  • Vad vill vi och vad kan vi göra?
  • Vad får marknadsföringen kosta?
  • Hur får vi igång “snackisen” om detta? Hjälp som finns att få: Hör av er till KRIK-kontoret och berätta vad ni tänker och vad ni vill ha hjälp med. Ta fram affischer eller flyers, gör ett snyggt Facebook-event eller skicka mail/sms till medlemmarna i er lokalavdelning?

EKONOMI

Att arrangera events innebär alltid kostnader. Hallbokning, utrustning och annat som behöver köpas in behöver täckas på något sätt. Förslag på anmälningsavgift kan vara ca 80-100 kr/spelare och att det är 20-50 kr dyrare för de som inte vill vara medlemmar. Det är viktigt att eventet går runt ekonomiskt. Går man plus kan pengarna användas till nästa satsningar. Vi vill också att ALLA får chansen att bli KRIK-medlemmar. Det är ju gratis medlemskap så då kan man ta ut en högre avgift för de som inte är eller blir medlemmar.

Bra att diskutera:

  • Finns det andra sätt att få in pengar på än anmälningsavgift?
  • Vilka kringaktiviteter vill vi erbjuda som skulle kunna dra i pengar, t.ex. café eller tävlingar? Här finns många olika saker man kan hitta på, dela stora och små idéer med varandra i ledningsgruppen.

ANMÄLAN

Lag- eller personanmälan kan göras via formulär på krik.se. Snacka med KRIK-kontoret när ni bestämt vilken information ni vill ha så läggs det upp.

Bra att diskutera:

  • Hur vill vi få in anmälningarna och hur kan vi smidigast se till att deltagarna också blir medlemmar i KRIK?
  • Hur kan vi se till att deltagarna anmäler sig i god tid innan eventet och inte väntar till sista dagen?

PRAKTISKA DETALJER

Att anordna event innebär alltid många praktiska detaljer som behöver löses. En del är svåra att komma på när man sitter och planerar. Här är några saker som kan hjälpa er att komma ihåg lite extra.

Bra att diskutera:

  • Vill ni fota och filma under dagen för att kunna lägga upp på Facebook och krik.se? Vem ansvarar för det?
  • Hur sker betalningen?
  • Vart ser spelarna spelschemat? Anslagstavla, tv-skärm?
  • Pris till vinnarna?
  • Vilken utrustning krävs för ert event? Extra småmål, extra volleybollnät eller innebandysarg, bollar, västar, domare, visselpipa, koner, tejp, informationsskyltar, café/kiosk-prylar, kassa och växel, kortläsare, mat, prislistor, spelscheman, sjukvård, musik, ljud, kablar, skarvsladdar, dator, projektor, projektorduk, sopsäckar, städredskap, papper och pennor till domare...

SPONSRING

Här kan finnas många smarta lösningar. Var frimodiga och fråga de företag som ni själva kan ta kontakt med i er stad! Det är oftast lättare för företag att sponsra med produkter/varor än med pengar.

Bra att diskutera:

  • Vad skulle vi önska få sponsring till?
  • Vilket företag skulle kunna hjälpa oss med det?
  • Hur får vi dem att vilja sponsra vårt event?
  • Kan ni göra någon motprestation eller låta dem synas?
  • Kom ihåg att frågan är alltid fri och man kan som värst få ett nej. Var frimodiga!

DAGS FÖR EVENT!

När dagen är kommen och det är dags för eventet snurrar många saker i huvudet. Ett tips är att alltid ha ett anteckningsblock med sig och skriva ner de saker som behöver fixas och sedan bocka av när de är gjorda. På det viset glöms så lite som möjligt bort.

Bra att diskutera:

  • Behöver vi incheckning när deltagarna kommer?
  • Vilken information behöver deltagarna få på plats?
  • Behöver vi ett sekretariat som har koll på resultat och dylikt under eventet?
  • Vill vi dekorera eller KRIK-prägla området på något speciellt sätt?
  • Hur ser vi till att infomera om KRIK och att man är välkommen till de vanliga samlingarna?
  • Hur peppar vi för allt annat som händer i KRIK, läger och events?
  • Passar det bra att be en bön för dagen och/eller informera om att det kommer hållas en andakt under dagen?
  • Diskutera också gärna hur ni vill att andakten ska vara. Genom andakten har vi möjlighet att låta eventet få betyda något mer och djupare för deltagarna än vad bara tävlingen kan göra. Men kom ihåg att andakten inte ska bli för lång eller för komplicerad.

EFTER EVENTET

Ta hjälp av deltagare och publik till städning och nerpackning. Skriv ihop ett kort reportage till krik.se och skicka in bilder. Lägg gärna upp på lokalavdelningens Facebook-sida också. Det kan också vara bra att skicka ett tack-mail till lagen som var med och skriv uppmuntrande inför nästa turnering. ex. "Nästa turnering blir till sommaren/vintern.... håll utkik efter mer info och ladda..." Se också till att ha ett avslutande möte i planeringsgruppen. Fira det som blev bra och utvärdera tillsammans!